1. 出展確定 〜 3 ヶ月前
- 小間位置の確認・装飾発注（業者見積りは 3 社相見積もり推奨）
- ブース要員のシフト計画（出展日数 × 2-3 名 × 時間帯）
- ノベルティの発注（短納期で在庫切れリスクのある品は早期）
- 配布資料・カタログの最終確定（誤字脱字レビュー含む）
- 事前案内メールの送付（既存顧客・MR 経由）
- 出展者バッジ・搬入証の取り寄せ確認
- プレスリリースの準備（新製品発表の場合）
2. 1 ヶ月前 〜 2 週間前
- 搬入・搬出スケジュールの確認（学会指定の時間帯）
- 当日スタッフ向け運営マニュアルの作成・共有
- 配布資料・ノベルティの社内最終確認
- デモ機の動作確認 + 予備の確保
- 来場予定者リストの確認（既存顧客向け招待状の返信集計）
- 宿泊・交通手配の最終確認
- 当日緊急連絡網の整備
3. 当日週（前日まで）
- 配布資料・ノベルティの最終ピッキング・梱包
- 装飾業者・運送業者との最終確認
- 搬入時の現地責任者連絡先の確認
- 事務局への最終挨拶連絡
- 当日スタッフのリハーサル（製品説明 / 名刺交換フロー）
- 名刺管理ツール（Sansan / Eight 等）の起動確認
4. 当日（朝〜会期）
- 会期 1 時間前にブース設営・配布物配置完了
- 電源・Wi-Fi・照明の動作確認
- スタッフ間で当日のシフト確認・休憩ローテ
- 名刺取得数のカウント記録（時間帯別）
- 混雑時間帯の人員強化
- ノベルティ残量の確認・補充手配
- 商談化見込みリードへのその日のうちのフォローメール
5. 会期終了 〜 1 週間後
- 会場の原状回復・搬出
- 名刺の電子化・CRM 投入（3 営業日以内）
- お礼メールの一斉送信
- 社内振り返り会議（KPI 比較 + 反省点抽出）
- 次回出展候補学会の優先順位レビュー
6. 漏れがちな項目 TOP 5
- 搬入時間帯の見落とし（前日 18:00 までなど厳格な学会あり）
- ブースサイズと装飾の不整合（小間サイズ要再確認）
- 電源容量の見積もり（デモ機が多いと不足）
- 当日スタッフの専門知識不足（医療領域の質問対応）
- 名刺取得後のフォロー導線が未設計
7. 学会協賛ナビで情報収集の効率化
小間サイズ・搬入時間・現地連絡先などの基本情報は学会協賛ナビで一括確認可能。事務局取次でわかりにくい点をスムーズに解消します。
